電子カルテを導入したけれど、入力作業は大変なことばかりでメリットを感じない…
そのようなお悩みはありませんか？
電子カルテシステムは、医療現場の効率性と患者ケアの質を革新的に向上させるツールです。紙ベースの記録管理からデジタル化への移行により、医師や医療スタッフは患者情報の迅速なアクセス、正確な情報共有、そして治療計画の最適化を実現できます。
しかし現場の問題として、これまで慣れていた紙のカルテから電子カルテに移行することは、医師にとってかなり大きな負担となります。
この記事では、そんな電子カルテのメリットを感じられない医師の皆様に、医療クラーク導入によるメリットをご紹介します。
電子カルテ導入のメリットを感じられていますか？
電子カルテが負担になる時期が来る
電子カルテシステムは、医療の現場で非常に重要な役割を果たしています。これは患者の診療記録をデジタル化し、保存、検索、共有を容易にするシステムです。しかし、このシステムが医師にとって負担になることもあります。特に、外来患者の数が1日に80人を超えるような忙しい環境では、その負担は顕著になります。
考えてみてください。1日8時間の診療時間で、患者が80人。これは、患者一人あたりに割ける時間が平均してわずか6分であることを意味します。この短い時間の中で、医師は診察、処置、検査の実施、そして患者への説明を行わなければなりません。さらに、これらすべての活動に加えて、患者の診療記録を電子カルテに入力する作業も含まれます。
このように、限られた時間の中で多くのタスクをこなす必要があるため、医師にとって電子カルテの入力作業が大きな負担となります。その結果、診療時間中に十分なカルテ作成の時間を確保できず、患者を待たせる時間が長くなったり、診療の質が低下する恐れがあります。
また、患者数が増えるにつれて、カルテに記載する内容が減少したり、診療時間内にカルテ作成を完了できない場合があります。このような状況は、診療終了後にカルテを見直し、追加や修正を行う必要があるため、医師が遅くまで残業する原因にもなります。
これらの課題を解決するためには、電子カルテシステムのさらなる改善や、医師の作業負担を軽減するためのサポート体制の強化が必要です。例えば、医療スタッフによる事前のカルテ入力支援や、より効率的なカルテシステムの導入が考えられます。医療現場の効率化と質の向上を目指し、患者と医師双方にとってより良い環境を作ることが重要です。
電子カルテの効果的な活用をどう実現するか
近年、診療所における電子カルテの導入率は30%を超えるまでに普及しました。これは、医療の質を向上させるとともに、効率的な患者管理を実現するための大きな一歩です。しかし、この技術の普及に伴い、新たな課題も浮かび上がってきました。特に、電子カルテを使用しながらも、患者とのコミュニケーションを維持し、質の高い診療を提供し続けることができるかどうかが重要なポイントとなっています。
かつて電子カルテシステムを選ぶ際の最優先事項は「操作性」でした。システムが使いやすいかどうかが、導入の決め手となるのは自然なことです。これに対応するため、電子カルテメーカーは操作性の改善に力を入れ、より使いやすいシステムの開発に努めてきました。
しかし、現在では操作性の良さだけでは不十分とされ、システムが実際の診療の現場にどれだけ適合しているか、つまり「現場適合性」が重視されるようになりました。これは、電子カルテを使用しながらも、患者との対面時間を確保し、以前と変わらぬ質の高いコミュニケーションを維持できるかどうかを意味します。具体的には、医師がカルテ入力に集中するあまり、患者との対話がおろそかにならないようにすることです。
この課題に対処するためには、電子カルテシステムがただ操作しやすいだけでなく、診療の流れをスムーズにし、医師と患者双方のニーズに応えられるように設計されている必要があります。例えば、カルテ入力を簡単かつ迅速に行える機能、患者との対話を妨げないインターフェース、患者の情報を迅速に参照できる機能などが求められます。
医療現場における電子カルテのさらなる普及と効果的な利用を目指し、メーカーと医療従事者は協力して、患者と医師がより良い関係を築きながら質の高い医療を提供できるようなシステムの開発と改善に努める必要があります。このような取り組みを通じて、医療の質の向上と効率化を実現することができるでしょう。
電子カルテ入力代行のメリットは患者さんの待ち時間の短縮
患者さんが多い診療所では、待ち時間の短縮とスタッフの効率的な業務遂行が重要な課題となります。特に、診察時間のわずかな違いが、1日の診療の流れに大きな影響を与えることがあります。
例えば、1人あたりの診察時間を30秒短縮するだけで、100人の患者さんを診る場合、合計で50分もの時間短縮につながります。このような効率化を実現するための工夫には、以下のような方法があります。
カルテの記載の役割分担で待ち時間を短縮する
カルテ記載は、医療現場における重要な業務の一つであり、患者さんの診療記録を正確に残すために不可欠です。通常、この責任は医師にありますが、効率的な診療運営のためには、他の医療スタッフもこのプロセスに関与することが認められています。具体的には、医師の明確な指示と承認があれば、受付スタッフや看護師などの医師以外のスタッフによるカルテの記載も可能です。
このような役割分担によって、カルテ記載のプロセスがより効率的になります。例えば、受付スタッフが患者さんの基本情報をカルテに先行して入力することで、医師が診療に集中できるようになります。また、看護師が診療中に得られた情報や医師の指示をカルテに記載することで、診療後の記録作業の時間を短縮できます。
この協力体制のもと、医師は診療記録の最終確認と承認を行うことに集中でき、カルテ記載にかかる時間を大幅に削減することができます。結果として、医師の負担が軽減され、より多くの患者さんに対応する時間が確保されます。さらに、このプロセスは患者さんの待ち時間を短縮し、診療所全体の効率性を高めることにも寄与します。
このように、医療スタッフ間での役割分担と協力によるカルテ記載は、医療現場における効率性と患者サービスの向上のための重要な戦略です。それにより、医師はより質の高い診療に専念できる環境が整い、患者さんにとってもより良い医療サービスを受けられるようになるのです。
問診票を活用して待ち時間を短縮する
医療現場における時間の効率化は、患者さんへのより良いサービス提供に直結します。この点で、問診票の活用は大変重要な役割を果たしています。患者さんが来院時に記載する問診票は、その人の健康状態や診察で相談したい主な問題点（主訴）を事前に収集するためのものです。問診票によって収集された情報を診察前に電子カルテに入力することは、診療の効率化に大きく寄与します。
まず、問診票の情報を電子カルテに事前に入力することにより、受付時および診察室での情報の二重確認が不要になります。通常、患者さんが来院した際に受付で問診票を記載してもらい、その後、診察室で再び同じ質問をすることがあります。これは、情報の確認が重要である一方で、患者さんにとっては繰り返しに感じられ、診療の流れを遅らせる原因にもなりえます。しかし、問診票の内容が事前に電子カルテに入力されていれば、医師はその情報をもとにすぐに診察を開始でき、患者さんの待ち時間の短縮につながります。
さらに、問診票に記載された内容を電子カルテに「主訴」として明記することで、カルテ記載の時間も短縮できます。主訴は、患者さんが現在抱えている主な健康上の問題や訴えであり、診療の出発点となります。この主訴を事前にカルテに記載しておくことで、診察の際に医師は直ちに患者さんの主な問題に焦点を当て、より効率的に診察を進めることができます。
このように、問診票の効果的な活用は、診察の待ち時間を短縮し、診療の効率を高めるだけでなく、患者さんと医師の両方にとって時間を有効に使うための重要な手段です。医療現場では、こうした小さな工夫が積み重なることで、患者さんへのサービスの質が向上し、よりスムーズな診療の提供が可能になります。
複数診察室を活用することで待ち時間を短縮する
医療機関における診察時間の効率化は、患者さんへのサービス向上に直結する重要な取り組みです。この目的を達成するために、一つの有効な戦略は、複数の診察室を用意し、医師がそれぞれの診察室を順に移動していく方法です。このシステムでは、患者さんが各診察室であらかじめ準備されており、医師が診察室を移動することで、一人の患者さんにかかる準備時間を削減し、全体の診察効率を高めることができます。
この方法には、基本的に二つの運用モデルがあります。一つ目は、医師が診察室を移動する際にクラークが同行する方法です。このモデルでは、クラークが医師のサポートを行いながら、次の患者さんの準備が整うように調整します。クラークが医師と共に移動することで、医師が診察に集中できるよう、カルテの準備や情報の確認などを行います。
二つ目のモデルは、クラークを各診察室に固定して配置する方法です。この場合、各診察室には専任のクラークがおり、医師が診察室を移動する際には、その場のクラークがすぐに医師をサポートできる状態を保ちます。このモデルの利点は、クラークがその診察室の患者さんや必要な資料、器具などについて熟知しており、医師のニーズに迅速に対応できることです。
どちらのモデルを選択するかは、医療機関のクラークの人員配置や診察の流れ、患者さんの数などによって異なります。もし、常時2名以上のクラークを各診察室に配置できる十分な人員がいる場合は、クラークを固定する方法が選択できます。これにより、医師は診察室ごとに専門のサポートを受けながら、よりスムーズに診察を進めることができます。
いずれのモデルも、診察の効率化という共通の目的に向けたものであり、医療機関にとって最適な運用方法を選択することが、患者さんへのより良い医療サービス提供につながります。
短い診察時間と長い診察時間の差を活用して待ち時間を短縮する
患者さん一人ひとりの状況によって、診察に必要な時間は異なります。これを医療の現場では非常に重要な管理ポイントとして扱います。例えば、初めて診療所を訪れた患者さんや、特定の検査が必要な患者さんの場合、医師との面談や検査に時間がかかることが一般的です。一方で、定期的なフォローアップや、特に新たな検査が必要ない再診の患者さんは、比較的短い時間で診察が完了します。
この診察時間の差を賢く活用することで、医療機関は診療の効率を大幅に向上させることができます。具体的な方法としては、初診の患者さんが検査や採血などで待機している間に、短時間で診察が終わる再診の患者さんを順に診ていくことです。この流れをスムーズにするためには、複数の診察室の有効利用が非常に効果的です。
複数の診察室を有することで、医師は一つの診察室で初診の患者さんの診察や検査指示を行いつつ、別の診察室で再診の患者さんを迅速に診ることが可能になります。このような柔軟な診察室の活用と患者さんの診察順の調整により、待ち時間の短縮や患者さんの満足度向上、そして医師やスタッフの作業効率の向上が期待できます。
このシステムを成功させるには、患者さんの予約状況の把握、診察室の利用状況の管理、そして患者さんの診察順序の効率的な調整が重要となります。医療機関で働くすべてのスタッフが情報を共有し、連携を取りながら、患者さん一人ひとりに適した最適な診察フローを提供することが、高品質な医療サービスを実現する鍵となります。
電子カルテ導入のメリットを最大限に生かす方法
電子カルテ入力を代行する医療クラーク
医療現場では、医師の仕事の負担を軽減し、より効率的に患者さんに対応する方法の一つとして、「医療クラークによる電子カルテの入力支援」が注目されています。医師が直接電子カルテを入力する代わりに、この専門のスタッフがカルテ入力を行うことで、医師は診療に専念できる時間を増やすことができます。この取り組みの背景には、医師の業務負担が増大している現状があります。診療だけでなく、記録の管理や入力などの事務作業も多く、医師の負担が大きくなっているのです。
この問題に対処するため、病院では「医師事務作業補助体制加算」という仕組みが設けられました。これは、医療クラークなどのスタッフを雇用して医師の事務作業を支援することで、医療機関が診療報酬の加算を受けられるという制度です。その結果、医療クラークの積極的な活用が進んでいます。
しかし、この加算制度は現在、病院でのみ算定可能であり、診療所ではこの加算を受けることができません。このため、クラークの活用はまだ限定的で、特に効果が見込まれる診療科で中心に行われています。例えば、患者数が多い科や、記録が複雑で入力に時間がかかる科などが、クラークのサポートを受けやすい環境にあります。
今後、医療クラークの活用はさらに普及していくことが期待されています。これには、診療報酬制度の見直しや、診療所でもクラーク活用のメリットを享受できるような環境整備が必要です。医療クラークの支援によって、医師は診療に集中できるようになり、患者さんへの対応品質の向上につながります。また、医師の働き方改革にも寄与し、医療現場の持続可能な発展を支える重要な要素となるでしょう。
医師の負担を軽減するクラーク運用の主な効果
医療クラークの導入は、医療現場において医師の負担を軽減し、患者ケアの質を向上させるための効果的な手段です。ここでは、医師の業務の中でクラークによってどのような負担が軽減されるのか、その主な効果を3点に分けてご紹介します。
電子カルテの入力や紹介状の作成代行
最も直接的な効果は、電子カルテの入力や紹介状の下書きなどの文書作成業務をクラークが代行することです。これらの作業は、診察や治療に直接関わるわけではありませんが、医師の負担となりがちな重要な事務作業です。クラークによってこれらの業務が行われることで、医師は患者さんとの対話や治療計画の立案にもっと集中できるようになります。
診察終了直後のレセプト点検業務
レセプト点検は、診療報酬を請求するために必要な、診療内容の確認作業です。この作業もまた時間がかかりますが、クラークが診察終了直後にこれを行うことで、医師は次の患者さんの診察にすぐに移ることができます。これにより、診療の効率が向上し、患者さんの待ち時間の短縮にもつながります。
スムーズな情報共有
クラークが医師、看護師、受付スタッフ間の情報共有の架け橋となることで、チーム内のコミュニケーションがスムーズになります。これにより、患者さんに関する重要な情報が適切なタイミングで共有され、より連携した医療提供が可能になります。
これらの効果により、医師は患者さんと向き合う時間を増やすことができ、結果として患者さんの満足度も向上します。また、クラーク自身も医療チームの一員として重要な役割を担い、やりがいを感じることができるでしょう。このように、クラークの運用は患者さん、医師、そしてスタッフ全員にとって有益な仕組みと言えます。医療クラークの導入は、医療現場をより人間中心のものにし、全ての関係者が幸せになれるような環境を作り出すことに貢献します。
電子カルテのクラーク運用の背景と導入メリット
東京、大阪に養成講座を開設
医療現場において、電子カルテの操作が医師の重要な業務の一つとなっている中、その負担を軽減し、医師が診療に専念できる環境を整えるために、医療クラークの活用が注目されています。この背景から、医療クラークの導入を進めている医療機関では、医師が電子カルテ操作から解放され、より患者さんへの対応に集中できるような支援体制を構築することを目指しています。
この動きをさらに推進し、医療クラークの育成とその運用の効果を最大化するために、一部の医療機関では「クラーク運用の養成講座」を開始しました。この養成講座は、クラーク運用の基本的な仕組みから、実際に医療現場で必要とされるスキルや知識、クラークとして働く上での心構えなどを網羅する内容で構成されています。講座の目的は、医療クラークが医師や他の医療スタッフと効果的に協働できるよう、必要な能力を身につけることにあります。
東京や大阪での通常講座の開催に加えて、より多くの医療機関でクラークの導入を促進するために、出張講座として全国各地でキャラバン的に講座を開催しています。これにより、地方の医療機関でも容易にクラークの育成支援を受けられるようになりました。
クラークの育成ポイントとしては、以下のような要素が挙げられます。
- 電子カルテシステムの習熟：効率的かつ正確なデータ入力ができるようになること。
- 医療知識の基礎：医師の指示を正しく理解し、適切なサポートができるようになること。
- コミュニケーションスキル： 医師や看護師、患者さんとの円滑なコミュニケーションが取れること。
- プライバシー保護と患者対応：患者のプライバシーを守る意識と、患者さんへの適切な対応ができること。
このような養成講座を通じて、質の高い医療クラークを育成し、医療現場の更なる効率化と医師の負担軽減、そして最終的には患者さんへのより良いサービス提供につながることが期待されています。医療クラークの運用と育成は、医療現場の新たなチャレンジとして、今後も注目される動きでしょう。
医師の負担軽減と待ち時間の短縮
医療現場での日々は、患者さんのニーズに応えるため、常に忙しく動き続ける時間で満たされています。特に、混雑が常態化している診療所では、院長をはじめとする医師たちの負担は計り知れないものがあります。このような状況の中で、診療所の運営においては二つの大きな課題が浮かび上がっています。
一つ目の課題は、「医師の負担軽減」です。混雑する診療所では、医師一人ひとりが担うべき業務量が膨大になります。これには、患者さん一人ひとりへの診療の提供はもちろんのこと、電子カルテの入力といった事務作業も含まれます。医師がこれらの作業に追われることで、実際に患者さんと向き合う時間が削られてしまうことは、医療提供の質の低下にもつながりかねません。
二つ目の課題は、「待ち時間の短縮」です。患者さんにとって、診療所での長い待ち時間は大きなストレスとなります。診療の効率を上げることができれば、患者さんの待ち時間を短縮できるため、患者満足度の向上に直結します。
これらの課題に対処するために、多くの診療所では「クラーク運用」の導入が検討されています。クラーク運用とは、医療クラーク（医師の事務作業をサポートするスタッフ）によって、電子カルテの入力やその他の事務作業を代行させることで、医師が直面している負担を軽減し、より多くの時間を患者さんへの診療に充てられるようにする取り組みです。この導入により、医師は電子カルテの入力に割く時間を減らし、その分診療に集中できるようになります。結果として、診療の効率が上がり、患者さんの待ち時間の短縮にもつながるのです。
このようなクラーク運用の導入は、診療所における運営の質を向上させる重要な手段となりえます。医師の負担を軽減することで、医療提供の質を保ちつつ、患者さんがより満足するサービスを提供できるようになるのです。これは、診療所にとっても、患者さんにとっても、非常に有益な取り組みと言えるでしょう。
医療クラーク運用は診療所のオペレーション変革が必要
クラーク運用の導入とその適応過程で、医療機関から様々な要望が寄せられることは、その制度がどれだけ多面的なポテンシャルを秘めているかを示しています。これらの要望は、単に医師の負担軽減や患者の待ち時間短縮に留まらず、診療所運営全体の質の向上と効率化に対する深い願いを反映しています。以下にその内容を詳しく見ていきましょう。
複数の診察室での並行診療
医療機関は、複数の診察室を有効に活用して、同時に多くの患者を診ることを望んでいます。これにより、患者の待ち時間を短縮し、一日に診られる患者数を増やすことが可能になります。クラークの運用がこのような並行診療をサポートすることで、診療の効率を格段に高めることができます。
共通スキルとしてのクラーク
看護師や医療事務など、医療スタッフ全体でクラークのスキルを共通のものとして位置付け、柔軟な人員配置を可能にすることは、チームとしての対応能力を高めることにつながります。これにより、どのスタッフも必要に応じてクラークの役割を担うことができ、スタッフ間の連携を強化します。
スタッフのキャリアアップ
医療事務からクラークへのキャリアアップの流れを作ることで、スタッフに新たな成長の機会を提供します。これは、スタッフのモチベーションを高め、より専門的なスキルを持った人材を育成することにもつながります。
レイアウトの変更
狭いスペースでもクラーク運用を効率的に行えるように、物理的なレイアウトの変更を含めた提案が求められます。これにより、限られた空間を最大限に活用し、スムーズな診療フローを実現します。
代診医の勤務環境改善
代診医（アルバイトの医師）が勤務しやすい環境を整えることで、代診医の確保を容易にし、診療所の柔軟な運営を支えます。クラークの配置は、代診医が迅速に業務を習得し、患者への対応に集中できるようにするために重要です。
このように、クラーク運用は医療機関における多様な課題に対する解決策を提供する可能性を持っています。しかしながら、これらの要望に応えるためには、柔軟性、創造性、そして何よりも現場の状況を深く理解し、それに合わせたカスタマイズが必要です。
まとめ
電子カルテシステムは医療機関に多くのメリットをもたらしますが、その導入と運用には課題も伴います。
以上のように、そもそも大変な電子カルテの入力作業を、医師が担うには負担が大きすぎます。
そこで導入を検討してほしいのが、医療クラークです。
医療クラークとは電子カルテの入力サポートのような業務を行うスタッフのことです。
電子カルテの入力は、下記の講座を受講することで担当可能になります。
新しく人材を雇うよりも、既存のスタッフに教育する方が院内のコミュニケーションもスムーズですし、何より人件費削減になります。
電子カルテの導入で迷っている医療関係者の皆さんはぜひ試してみてくださいね。
※この記事はMICTコンサルティング㈱ 代表取締役大西大輔さん監修のもと、下記のコラムを参考に作られています。 ・電子カルテのクラーク運用の効用 ・３密対策と電子カルテのクラーク運用 ・待ち時間短縮のために、患者さんを効率的に診る工夫